Un bravo Project Manager deve saper gestire un progetto dall’inizio fino al suo compimento, in ogni sua fase. Affinché questo sia possibile, un PM deve conoscere qual è il ciclo di vita di un progetto e come questo si articola in più fasi differenti. Affrontiamo l’argomento più nel dettaglio, analizzando le macro-fasi di ogni progetto e le attività specifiche previste per ciascuna fase, specificando perché per un Project Manager è importante seguire questa suddivisione.
Il ciclo di vita del progetto: le 5 fasi
Secondo il Project Management Institute PMI® ogni progetto ha un ciclo di vita che si divide in 5 fasi distinte, alle quali corrispondono attività specifiche differenti. Queste fasi prendono i nomi di:
- Initiating, o Avvio
- Planning, o Pianificazione
- Executing, o Esecuzione
- Monitoring & Controlling, o Monitoraggio e controllo
- Closing, o Chiusura progetto
Vediamole insieme nello specifico a cosa corrispondono:
1. Initiating, l’avvio del progetto
L’avvio di un progetto è il momento di definizione dei suoi obiettivi, ovviamente in linea con la definizione del valore di questo. In questa fase occorre mettere nero su bianco quali siano le aspettative di base legate al progetto, le risorse a disposizione e come gestire l’eventuale coinvolgimento degli stakeholder. In questa fase si ricorre spesso a studi di fattibilità, o all’analisi di precisi business case.
Si creerà un Project Charter, descrivendo la visione del progetto, delineando in modo chiaro gli obiettivi e i loro piani di attuazione. Il piano dovrà quindi essere condiviso con gli stakeholder e da loro approvato.
2. Planning, la pianificazione del progetto
Nella seconda fase del progetto, il Project Manager pianificherà nel dettaglio le attività che i membri del team dovranno eseguire per rispondere a quanto definito nel Project Charter. Non si definiranno solo le attività, ma anche i loro tempi e le risorse necessarie per portarle a termine. Si affronterà anche la delicata questione del Project Risk Management, identificando i rischi di progetto, definendo le strategie per evitarli, per risolverli o per ridurre eventualmente il loro impatto. Si stabiliranno le metriche per quantificare in modo chiaro il successo del progetto, identificando dei precisi indicatori di prestazioni chiave (KPI). Occorrerà anche concordare quali saranno gli strumenti di comunicazione da utilizzare e con quale frequenza i partecipanti al progetto verranno aggiornati. Tutto questo verrà riportato nel Project Management Plan.
3. Executing, l’esecuzione del progetto
La terza fase, quella dell’esecuzione del progetto, è la fase in cui il team di lavoro passa concretamente all’azione. In genere, ci si riunisce per sancire l’avvio della fase operativa attraverso un kickoff meeting, discutendo i ruoli e le responsabilità di tutti i membri coinvolti. Il Project Manager dovrà assicurarsi che tutte le attività procederanno in linea con il Project Management Plan, badando al rispetto delle tempistiche e all’utilizzo delle risorse a disposizione. In questa fase, si apporteranno anche eventuali correzioni alla pianificazione.
4. Monitoring & Controlling, il monitoraggio e il controllo del progetto
Procedendo con l’esecuzione del progetto, bisognerà monitorare costantemente l’avanzamento dei lavori, confrontandosi regolarmente con il team. Il Project Manager dovrà relazionarsi con le persone coinvolte, per discutere tanto dei progressi, che delle eventuali problematiche che si incontrano nell’esecuzione dei lavori. Il PM dovrà monitorare le prestazioni, accertandosi del fatto che tutti siano allineati con il Project Management Plan e intraprendendo eventuali azioni correttive in caso contrario. Il PM dovrà, inoltre, aggiornare regolarmente gli stakeholder sul progresso dei lavori, condividendo analisi e dati in modo chiaro e solerte.
5. Closing, la chiusura del progetto
La quinta fase è la conclusione del ciclo di vita di un progetto. Giunti a questo punto diventa possibile analizzare il progetto nel suo complesso. In questa fase si potrà avere un’idea chiara di quali sono state le iniziative più efficaci e quali, invece, le più problematiche. Il Project Manager analizzerà tutto il progetto, compilando un report riassuntivo dei lavori. Lo storico del progetto sarà un documento molto prezioso in vista di nuovi progetti. Il PM sarà incaricato anche di chiudere tutti i contratti con i fornitori e di riallocare le risorse ancora a disposizione su nuove attività.
Questo è uno schema applicabile a qualsiasi progetto. Identificare in modo chiaro tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto permette a un team di migliorare costantemente l’efficacia delle sue azioni, facendo tesoro di ogni singola esperienza progettuale. Vuoi approfondire questo tema? Vuoi diventare un professionista del Project Management? Scopri di più sul Master Post Laurea in Project Management e l’Executive Master in Project Management di GEMA Business School.
