Quando si parla di Project Management, uno dei temi più discussi è sicuramente quello della gestione degli stakeholder. Esattamente, chi sono gli stakeholder? Che significa questa parola? Quanti tipi di stakeholder esistono? Perché per un Project Manager è così importante gestirli al meglio? Come farlo, come relazionarsi a loro? Approfondiamo insieme il tema più dettagliatamente.
Stakeholder: chi sono i “portatori di interesse”
Il termine “stakeholder”, significa letteralmente “portatore di interesse”. Con questa espressione si indicano tutti i soggetti interessati a un certo progetto che, in qualche modo, contribuiscono al suo successo. Ovviamente, si parla di un gruppo variegato. Gli stakeholder sono coinvolti in un progetto a titolo differente, con diversi gradi di interesse e diversi gradi di responsabilità. Sono soggetti che hanno un’influenza più o meno diretta sul progetto a cui si sta lavorando. In molti casi, a loro volta, alcuni di loro possono venire influenzati dall’esito del progetto. Per questo è molto importante identificare sin dall’inizio di un progetto chi sono gli stakeholder, definendo chiaramente i loro ruoli. Inoltre, sarà fondamentale comunicare con loro con costanza, nel modo giusto, rendendoli partecipi del progetto che li vede coinvolti.
Gli stakeholder interni e gli stakeholder esterni
In primo luogo, si possono dividere gli stakeholder in due macrocategorie: gli stakeholder di progetto interni e gli stakeholder di progetto esterni.
Quando parliamo di stakeholder interni ci riferiamo a soggetti che appartengono alla stessa organizzazione che sviluppa il progetto. Si parla quindi del project manager stesso, del comitato di coordinamento del progetto, del team di progetto, del management aziendale, dello sponsor di progetto, dei responsabili del controllo qualità, dei clienti interni e di vari manager che prestano risorse interne al progetto, venendone direttamente impattati.
Parlando di stakeholder esterni, invece, si rimanda a organizzi esterni coinvolti nel progetto. Ci si riferisce a soggetti finanziatori, clienti esterni, fornitori, subfornitori, consulenti esterni, utilizzatori esterni del prodotto del progetto, funzionari governativi, rappresentanti istituzionali, soggetti politici e media.
I vantaggi della gestione degli stakeholder
Gli stakeholder hanno grande influenza sul progetto. Gli stakeholder interni sono molto utili per lo sviluppo di un piano di gestione delle risorse e per la stesura del budget. Gli stakeholder esterni, invece, si rivelano fondamentale nella definizione delle finalità del progetto. Inoltre, possono dare supporto e motivazione. Non solo, possono anche aiutare in modo notevole all’aumento della visibilità di un progetto, ampliando sensibilmente i canali comunicativi per la promozione di questo.
Identificare e mappare gli stakeholder
È necessario identificare gli stakeholder di un progetto il prima possibile. Per identificare gli stakeholder occorre individuare, in primo luogo, chi veramente ha interesse nel progetto e chi ne verrebbe direttamente influenzato.
In particolare, è fondamentale quantificare due aspetti importanti: l’interesse di uno stakeholder e il suo impatto sul progetto. A tal fine, è molto utile mappare gli stakeholder. Se ne possono identificare quattro grandi gruppi:
- Stakeholder di alto interesse e alta influenza: sono i soggetti che approvano e sponsorizzano il progetto. Sono i partner più importanti, spesso i clienti chiave. È essenziale comunicare con loro in modo regolare, accertandosi che le loro aspettative siano sempre allineate con lo sviluppo del progetto.
- Stakeholder di basso interesse e alta influenza: si tratta di soggetti che possono dare un importante sostegno al progetto, o bloccarlo nel peggiore dei casi, ma non ne hanno interesse diretto. È importante che abbiano le informazioni principali relative al progetto e che non vengano fatte loro sorprese. Anche se il loro interesse non è molto alto, bisogna assicurarsi che ricevano periodicamente notizie soddisfacenti sullo sviluppo del processo.
- Stakeholder di alto interesse e bassa influenza: questi stakeholder non dovranno darti la loro approvazione, tuttavia è bene mantenere il loro coinvolgimento condividendo con loro informazioni in modo regolare.
- Stakeholder di basso interesse e bassa influenza: si tratta di figure secondarie per il successo del progetto, alle quali inviare resoconti sullo stato del progetto con meno frequenza. In ogni caso, è giusto tenerli informati, tenendosi sempre aperti a un loro maggiore coinvolgimento.
Comunicare con gli stakeholder
Identificare questi aspetti ti permetterà di gestire in modo più efficace la comunicazione con gli stakeholder. Una volta che li avrai mappati dovrai condividere con loro le informazioni giuste al momento giusto. Redigere resoconti regolari sullo stato delle attività è un elemento decisivo. A tal fine, occorre creare un piano di comunicazione, specificando quali canali verranno utilizzati (email, messaggi, piattaforme condivise per la gestione del lavoro, ecc.) e con quale frequenza avverranno gli aggiornamenti.
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