Negli ultimi tempi la Pubblica Amministrazione si trova ad affrontare sfide epocali. Nell’era della trasformazione digitale si affermano nuovi modelli produttivi e organizzativi. I cittadini che si rivolgono alle istituzioni pubbliche chiedono servizi sempre più rapidi ed efficienti. Fornire questo tipo di servizi si rivela una questione cruciale, soprattutto nel momento in cui il nostro Paese si trova a riconvertire vecchie strutture e a costruirne di nuove. La crescita di un paese, infatti, è strettamente legata all’efficienza della Pubblica Amministrazione, alla sua capacità di rispondere alla domanda di beni e di servizi mediante una rete infrastrutturale capillare su tutto il territorio, funzionale e dinamica.
Formulare e gestire progetti in modo efficace
Oggi l’accesso ai fondi messi a disposizione dall’Unione Europea dipende sempre più dalla capacità di formulare e gestire progetti in modo efficace. In questo contesto il rispetto delle tempistiche fissate e dei costi stimati si rivela basilare. In ambito privato esistono diversi indicatori per misurare l’efficienza di un’impresa, il più indicativo è senza dubbio l’analisi del profitto. Questo criterio non è però applicabile alla Pubblica Amministrazione. Le autorità pubbliche devono lavorare sulla loro efficienza prendendo in considerazione altri indicatori. Se si intende ottimizzare tempistiche e costi della Pubblica Amministrazione, garantendo comunque un alto livello dei servizi offerti, il Project Management diventa uno strumento necessario per la formazione di nuovi impiegati nella Pubblica Amministrazione.
Il passaggio al “Responsabile unico del progetto”
È importante notare che progressivamente le cose stanno cambiando. Ad esempio, il 28 marzo del 2028 il Consiglio dei Ministri ha approvato il nuovo codice appalti. Questo prevede un passaggio dalla figura di “responsabile unico del procedimento” a quella di “responsabile unico del progetto”. Con questa dicitura, espressa spesso con la sigla RUP, si indicherà il Project Manager di un appalto pubblico. La figura avrà diversi compiti e responsabilità. A lui saranno affidate infatti tutte le fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione di un progetto.
Applicare il Project Management alla Pubblica Amministrazione
Vediamo più precisamente in cosa si rileverebbe decisiva l’applicazione del Project Management nell’ambito della Pubblica Amministrazione:
1. Pianificare e gestire le risorse
La figura del Project Manager si rivela fondamentale nella pianificazione delle risorse necessarie, sia in termine di mezzi e materiali, che di personale, esponendo nel dettaglio le quantità specifiche di risorse da impiegare nell’ambito di ogni attività prevista. Un professionista del settore dovrà quindi stilare stime dettagliate, e non forfettarie, sui costi da sostenere, considerando i flussi di cassa previsti e valutando accuratamente tutte le procedure da seguire per il controllo e la revisione dei costi.
2. Tenere sempre sotto controllo delle tempistiche
Nella Pubblica Amministrazione si tende spesso a realizzare un piano che verrà seguito in un primo momento, per non essere poi più aggiornato sulla base degli stati di avanzamento del progetto. Invece, avere sempre una visione chiara dell’evoluzione e della progressione del progetto è necessario, soprattutto nel momento in cui occorre coordinarsi con altri enti. A tal proposito si rivela molto funzionale condividere con gli stakeholders diagrammi di Gantt e reticoli di progetto.
3. Tenere sempre alta l’asticella della qualità
Spesso nella pubblica amministrazione si lavora operando una serie di gare al ribasso, sottovalutando le ripercussioni che la cosa può avere sulla qualità del risultato finale del progetto. Generalmente questa scelta si rivela un risparmio solo sulla carta: un lavoro di bassa qualità porterà a controlli e a continue revisioni, con relativi ritardi. Non di rado, ne conseguirà anche un aumento incontrollato dei costi di progetto. Gli standard di qualità del lavoro devono essere descritti in modo chiaro e devono essere verificabili in ogni fase del progetto.
4. Gestire al meglio le risorse umane
È basilare inquadrare sin da subito il livello di esperienza dei professionisti che prenderanno parte al progetto, il loro inquadramento, le procedure per allocarle, le eventuali modalità di formazione, anche in materia di sicurezza sul lavoro. Tutto andrà definito chiaramente prima di conferire gli incarichi. La questione della formazione dovrebbe riguardare in primo luogo gli stessi Project Manager. Le figure che operano in tali ruoli dovrebbero sempre essere munite di titoli come la certificazione PMP. La Pubblica Amministrazione dovrebbe eventualmente premurarsi e farsi carico della formazione di queste figure certificate.
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