Project Management: cos’è il metodo Kanban e come applicarlo

In giapponese la parola “Kanban” significa “scheda visiva” o “cartellino”. Questo è in nome di un processo di produzione ideato e applicato con successo da Toyota. Oggi il metodo Kanban è stato esteso al Project Management con molto successo, basti solo pensare al largo utilizzo che si fa oggi della Kanban Board. Approfondiamo l’argomento.

Le origini del metodo Kanban

Il metodo Kanban nasce verso la fine degli anni Quaranta come sistema di pianificazione della Toyota Production System (TPS). Viene concepito al fine di rendere la produzione industriale più snella. In quel periodo, la società automobilistica giapponese aveva optato infatti per la produzione “just-in-time”. In altri termini, Toyota aveva deciso di basare la produzione sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla consueta produzione “push” di beni da spingere sul mercato. Lo scopo principale di questa metodologia sta nel ridurre le attività inutili aumentando così la produttività, creando più valore per il cliente senza generare ulteriori costi.

Alla fine del XXI secolo, il metodo Kanban inizia ad essere adottato anche in altri settori, a partire dallo sviluppo software in ambito informatico per arrivare poi al ramo Sviluppo e Ricerca di molte altre imprese in ogni parte del mondo. Nel 2007 viene teorizzato e sviluppato l’attuale Metodo Kanban, dopo anni di test e di ricerche che hanno visto protagonisti diversi membri della comunità del Project Management Agile e Lean. Si tratta di figure come Dan Vacanti, Corey Ladas, David Anderson, Dominica DeGrandi, e molti altri ancora.

I principi del metodo Kanban

Il metodo Kanban mira a ridurre il caos organizzativo, permettendo al team di focalizzarsi meglio sul progetto, dando precise priorità agli obiettivi da portare a termine. Permette di migliorare il livello dei servizi offerti e la qualità finale dei prodotti ottimizzando i flussi di lavoro, rendendo i processi di fornitura consistenti e regolari. Questo metodo ha un’ampia applicazione e si rivela perfetto per imprese di ogni dimensione. I suoi principi fondamentali sono i seguenti:

1. Partire da quello che si ha, senza effettuare ottimizzazioni preliminari, senza ricercare la perfezione prima di iniziare.
2. Applicare miglioramenti graduali in base alle esigenze di produzione. In questo modo, procedendo in modo graduale, anche il team di progetto accetterà i cambiamenti più di buon grado.
3. Salvaguardare processi e ruoli che generano valore
4. Stimolare i membri del team alla leadership e al coinvolgimento del gruppo, indipendentemente dal loro ruolo.

I vantaggi del metodo Kanban

Il metodo Kanban offre diversi vantaggi. Tra questi possiamo annoverare:

1. La visualizzazione dei flussi di lavoro in tutte le loro fasi, identificando in modo chiaro quali sono le aree di miglioramento
2. Un miglioramento continuo e incrementale dei flussi del lavoro
3. L’eliminazione dei colli di bottiglia e dei “work-in-progress”
4. L’allineamento del team attraverso feedback costanti
5. La trasparenza nell’esplicitazione di obiettivi e modalità di lavoro, evitando fraintendimenti e rilavorazioni
6. La promozione dello spirito collaborativo, coinvolgendo ogni membro del team nell’individuare problemi e soluzioni

Affinché il metodo venga applicato al meglio, è fondamentale che i cambiamenti apportati per ottimizzare i processi si basino sempre su dati quantificabili, su misurazioni oggettive. Documentare i cambiamenti e registrare come questi concretamente influiscono sul progetto è fondamentale, perché il metodo Kanban nasce per essere applicato a processi già avviati; esso, infatti, non si applica mai a processi ideali, ma al contrario, mira a gestire al meglio e in modo molto concreto lo sviluppo di progetti che sono già in corso.

Il successo della Kanban board, o tabella Kanban

Uno dei punti forti del metodo Kanban è la “Kanban board”, o tabella Kanban. Non è un caso che la tabella Kanban abbia vissuto una grandissima diffusione negli ultimi anni. Questa si è rivelata, infatti, un ottimo strumento per offrire uno sguardo globale sullo stato delle lavorazioni in corso. La tabella Kanban permette di mappare tutte le attività di lavoro mediante cartellini colorati. Il suo funzionamento, di fatto, è molto semplice. Un tabellone verrà diviso in colonne, una colonna per ogni attività specifica da svolgere in vista del raggiungimento dell’obiettivo finale. Si inizierà attaccando un cartellino sulla prima colonna, portando poi il cartellino nelle colonne successive a seconda delle fasi di lavorazione. Quando il cartellino raggiungerà l’ultima colonna significherà che il lavoro è stato portato a termine e che l’obiettivo finale è stato raggiunto. Si possono usare cartellini di colori differenti a seconda del tipo di lavoro da svolgere, o del cliente per cui si lavora. In questo modo, con un solo colpo d’occhio si avrà idea di quante lavorazioni sono state portate a termine, o di quali siano le fasi più critiche di un progetto.

Realizzare una Kanban board è semplicissimo, basta disporre di post-it colorati e di un qualsiasi supporto scrivibile, come ad esempio una lavagna. Inoltre, oggi sono moltissime le applicazioni che offrono tabelle Kanban digitali condivise, registrando nel dettaglio tutti i flussi di lavoro.

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