Prima o poi chiunque, nella propria vita professionale, dovrà occuparsi di preparare una presentazione.
L’obiettivo di ciascun report, di ciascuna proposta commerciale e di qualsiasi slide che passa sullo schermo del computer o che viene proiettata nella sala riunioni è lo stesso: stupire, catturare l’attenzione.
Le presentazioni che raggiungono questo scopo sono presentazioni efficaci. Le altre sono presentazioni non riuscite.
Che tipo di presentazione volete che sia la vostra?
Come fare una presentazione efficace di un progetto
Di seguito vi suggeriamo 10 consigli su come preparare una presentazione efficace e trasformare qualsiasi tipo di presentazione (anche la più noiosa) in uno show per la vostra platea.
- La presentazione è un supporto – Uno degli errori che si commettono più spesso nella preparazione di una presentazione è dimenticare che le slide serviranno solo da supporto per il relatore. Riempirle di testo da leggere non servirà a nulla, perché quel testo non verrà letto. Un segreto fondamentale per rendere qualsiasi presentazione efficace è renderla più grafica possibile.
- I dati senza un grafico non catturano – Qualsiasi dato può trasformarsi in grafico. Le cifre possono mancare l’obiettivo, un grafico non lo manca mai.
- A scuola d’infografica – Per rendere più appetibili le slide con molte informazioni (anche disomogenee) si può ricorrere al concetto d’infografica. Se vi serve qualche idea, guardate qui. Il web offre molti strumenti per supplire alle nostre eventuali mancanze in campo grafico.
- Less is more – Non perdiamo tempo con effetti speciali o nel riempire le slide d’informazioni inutili: utilizziamo strutture minimal e focalizzate sull’obiettivo di comunicazione.
- La prima slide è di carta – Prima di metterci davanti al PowerPoint vuoto e iniziare a tentoni a creare qualcosa con un significato, facciamoci uno schema con carta e penna per creare uno storyboard di successo. Allo scheletro della presentazione potremo aggiungere dettagli e, in poco tempo, avremo una presentazione lineare ed efficace.
- Coerenza grafica e nei layout – Per gli amanti della praticità potranno sembrare dettagli, ma la coerenza grafica aiuta a mantenere la concentrazione su ciò che si dice, piuttosto che far concentrare l’audience su quel font sempre diverso o quell’accostamento di colori di dubbio gusto. Ricordiamo, inoltre, che anche la scelta cromatica può avere il suo impatto sulla comunicazione. Gli accostamenti cromatici non sono il nostro forte? Ecco un sito che ci può aiutare. La buona regola generale sui layout, invece, ci consiglia di utilizzare lo stesso layout per le slide che hanno lo stesso scopo o hanno lo stesso livello gerarchico.
- Fate parlare i numeri – Una buona presentazione si basa su dati e statistiche che riescano a tradurre in fatti le ipotesi introdotte o a mostrarne i risultati concreti. Lo scopo è quello di trasmettere concetti e informazioni partendo da dati reali, ma attenzione a non annoiare esagerando con grafici e numeri o presentando dati poco significativi o difficili da interpretare.
- Attenzione ai tempi di presentazione – Una presentazione efficace si svolge entro i tempi di esecuzione previsti, senza tralasciare nulla dei concetti fondamentali. Per questo è fondamentale curare la presentazione in maniera da riassumere in modo efficace i concetti che si vogliono esprimere e, in caso di imprevisti, andare dritto al sodo.
- La presentazione siamo noi – L’ultimo consiglio sulla preparazione di una presentazione efficace riguarda le presentazioni live. Se siamo i relatori della presentazione, facciamo la prova di esposizione più di una volta per renderla più fluida possibile e per trovare i tempi giusti. Questo ci aiuterà a renderla viva e accattivante. Se è la prima volta che parliamo a un pubblico, ecco quali sono gli errori da non commettere.
- Lasciare spazio alle domande – Una parte importante di ogni presentazione di un progetto è quella relativa agli interrogativi che possono suscitare. Se è vero che una relazione esaustiva non dovrebbe lasciare zone grigie da approfondire, al tempo stesso, una presentazione efficace riesce ad incanalare le domande sugli argomenti più interessanti sui quali aprire un dibattito.
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