Project Management: cos’è un diagramma di Gantt e come si utilizza

I diagrammi di Gantt sono uno strumento utilissimo in ambito aziendale, soprattutto per quanto concerne l’avvio di nuovi progetti. In alcuni casi potrebbero sembrare una soluzione complessa, ma in realtà il loro uso è particolarmente pratico e funzionale. Vediamo più nello specifico cos’è un diagramma di Gantt e come si utilizza, soprattutto nell’ambito del Project Management.

Cos’è un diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che viene utilizzato per esplicare e visualizzare la programmazione di un progetto, gli eventi e le attività ad esso correlati. È un’ottima soluzione per definire le attività da svolgere, permettendoci di monitorarne costantemente i risultati in modo puntuale ed efficace.

Com’è nato il diagramma di Gantt?

La nascita del diagramma di Gantt è attribuibile all’ingegnere americano Henry L. Gantt, che aveva sviluppato questo strumento per delineare la pianificazione della produzione e del carico delle risorse di fabbrica. Le prime pubblicazioni in merito risalgono al 1910 e al 1915.
Tuttavia, uno strumento molto simile era stato concettualizzato anche da Karol Adamiecki, ingegnere e ricercatore polacco del XIX secolo. Nel 1896 Adamiecki aveva pubblicato un articolo che descriveva un diagramma per visualizzare i processi produttivi, un diagramma che aveva gli stessi principi del diagramma di Gantt, che prenderà il nome di harmonogram. I testi di Adamiecki erano stati pubblicati però solo in polacco e in russo, restando sconosciuti al pubblico anglosassone.
Al principio, i diagrammi di Gantt venivano realizzati a mano, compilando tabelle di date, da aggiornare manualmente di volta in volta. Solo in seguito si inizieranno a creare dei veri e propri grafici come quelli utilizzati al giorno d’oggi, ricorrendo ad appositi software.

Come si usa un diagramma di Gantt

Inizialmente il diagramma di Gantt veniva utilizzato per organizzare e monitorare le attività dei dipendenti. Con il passare del tempo è stato utilizzato sempre più spesso in ambito di Project Management, in particolare per il monitoraggio della programmazione di un progetto.
L’utilizzo del diagramma di Gantt è relativamente semplice e intuitivo. Ogni barra orizzontale del grafico rappresenta un’attività. La lunghezza di ogni singola barra indica la quantità di tempo che occorre per portare a termine quella precisa attività. Visualizzando tutti gli elementi nel loro insieme si ottiene quindi una panoramica completa delle attività da svolgere e delle attività da raggiungere. Ognuna di queste attività viene indicata con la sua data di inizio e di fine, quindi con la sua durata. Si specifica anche chi è il titolare di quella attività. I diagrammi di Gannt permettono di illustrare anche il collegamento tra diverse attività, mostrando a ciascuna persona coinvolta nel progetto l’impatto del suo lavoro sul progetto in generale.

Perché usare il diagramma di Gantt

Una volta compresa la logica di fondo, costruire, utilizzare e aggiornare un diagramma di Gantt è semplice, in particolar modo se si ricorre all’utilizzo di appositi software. Con l’avanzare del progetto, infatti, il Project Manager dovrà solo dare nuovi input al software e tutti gli stakeholder avranno una visione aggiornata in tempo reale dell’andamento del progetto. In questo modo tutte le persone coinvolte nelle attività possono comprendere l’avanzamento delle attività e confrontarsi su eventuali problematiche. I vantaggi che se ne ricavano sono notevoli:

1. Miglioramento della comunicazione: grazie ai diagrammi di Gantt tutte le persone coinvolte in un progetto possono rendersi conto delle attività nel loro complesso, avendo cognizione del ruolo di ogni collaboratore e dello stato di progresso di ogni azione.
2. Aumento della responsabilizzazione individuale: grazie a questo strumento è più facile comprendere le attività degli altri, e non solo. Diventa più semplice intendere anche il proprio ruolo e le responsabilità ad esso correlate.
3. Distribuzione equilibrata dei carichi di lavoro: visualizzando tutte le attività in programma e l’allocazione delle risorse per ogni attività diventa più semplice assegnare le mansioni in modo equilibrato, evitando eventuali sovraccarichi.
4. Misurazione dell’avanzamento delle attività: registrando l’avanzamento del lavoro in modo periodico è possibile misurare i progressi, calcolando in modo oggettivo eventuali anticipi o ritardi dell’attività. Questo porta indubbiamente a una maggiore consapevolezza e a una migliore organizzazione delle tempistiche.
5. Definizione di strategie alternative: avere una visione globale del progresso chiara e aggiornata permette anche di definire strategie alternative con un certo margine d’anticipo. In questo modo, se qualcosa non dovesse andare come previsto, si può puntare su una pianificazione alternativa già delineata e facilmente condivisibile.

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