Cos’è la comunicazione interna aziendale e come funziona?

Sul lavoro, una buona comunicazione, sia interna che esterna alla propria organizzazione, spesso può fare la differenza. Chi si occupa di comunicazione interna produce ogni giorno un’importante rete di flussi informativi, diffonde sapere e conoscenze, crea spirito di gruppo.

Il ruolo dell’addetto alla comunicazione interna è quindi cruciale nell’ambito di qualsiasi organizzazione complessa.

Ma cos’è la comunicazione interna aziendale e come funziona?

Questo articolo esamina il valore della comunicazione interna e la sua importanza.

Cos’è la comunicazione interna?

La comunicazione interna condivide le informazioni aziendali in modo che i dipendenti possano svolgere al meglio il proprio lavoro.

Lo scopo della comunicazione interna è quello di fornire un flusso efficace di informazioni tra reparti e e colleghi.

Ciò si applica sia ai vertici che alla base dell’organigramma aziendale, fungendo quindi da supporto anche tra i dipendenti che interagiscono in azienda.

Per questa ragione, una solida comunicazione interna alimenta la cultura aziendale e rafforza il coinvolgimento dei dipendenti.

Tipologie e canali di comunicazione interna

L’età media della forza lavoro cambia continuamente, il che rende chiara la necessità di adottare diversi canali di comunicazione. Ovunque i dipendenti lavorino e qualunque sia la loro mansione, possiamo trovare vantaggi e svantaggi nell’adozione di una comunicazione interna puramente da ufficio piuttosto che da remoto.

Ad oggi la condivisione delle informazioni può essere verbale (tipica dell’ufficio) o elettronica attraverso sistemi come le reti LAN aziendali.

I vantaggi di quest’ultima è sicuramente la sua disponibilità 24/7 e la possibilità di accesso da qualsiasi luogo che disponga di una connessione internet.

In generale esistono cinque principali tipologie di comunicazione interna:

• Management: comunicazioni che dispensano informazioni come strategie, risultati aziendali, informazioni interne ed esterne e altre importanti informazioni generali;
• Team: comunicazioni tra colleghi che lavorano insieme per raggiungere lo stesso obiettivo finale;
• Face to face: comunicazioni che informano le persone sui compiti e le situazioni;
• Peer: chat informali tra colleghi per condividere informazioni;
• Risorse: intranet, e-mail, social media, messaggistica, videochiamate, telefono.

Il piano di comunicazione interna

Un piano di comunicazione interna funge da tabella di marcia che motiva i dipendenti ad agire tramite la condivisione delle informazioni.

Il piano incoraggia una maggiore collaborazione aziendale in quanto rende chiari gli obiettivi.

Le tattiche fanno parte del piano di comunicazione interna e la loro funzione è quella di indicare le iniziative e le azioni specifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi di business.

La tecnologia o il metodo utilizzato per fornire queste tattiche dovrebbero corrispondere al target di riferimento.

Ad esempio, per aggiornare tutti i collaboratori su un progetto in tempo reale, potrebbe essere adottato un sistema di organizzazione del workflow con chat integrata come Slack.

5 motivi per cui la comunicazione interna è importante

Ecco i 5 motivi chiave che evidenziano l’importanza della comunicazione interna:

1. Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività

Una comunicazione interna concentrata su strategie che riuniscono leader, partner e dipendenti, aumenta il coinvolgimento e la produttività.

I dipendenti saranno incoraggiati a presentare le loro idee e opinioni, il che li farà sentire apprezzati e ascoltati, incrementando il loro impegno.

Questo tipo di conversazioni può essere impostato facilmente attraverso piattaforme di comunicazione interne. Non sempre c’è bisogno di lunghe riunioni.

2. Promuove la comunicazione delle giuste informazioni

Un altro vantaggio della comunicazione interna è la trasmissione del giusto messaggio alle persone interessate.

Una comunicazione interna efficace assicura che i dipendenti non soffrano di sovraccarico di informazioni, evitando la necessità di trascorrere ore a inviare e leggere e-mail, messaggi e commenti inutili.

Inoltre, la disponibilità di accesso ad intranet aziendali 24/7 permette ai dipendenti di tenersi costantemente aggiornati sulle comunicazioni più pertinenti.

3. Migliora l’employee experience

Le organizzazioni possono utilizzare la comunicazione interna per migliorare l’employee experience ed informarli, ad esempio, sui benefici che spettano loro in azienda.

In questo caso la comunicazione interna può essere utilizzata per pubblicizzare:

• eventi aziendali
• iscrizione a un club sportivo
• bevande e snack sani gratuiti
• servizi di benessere sul lavoro gratuiti, come ad esempio la fornitura di piccole cabine in cui i dipendenti possono rilassarsi, ricaricare le energie o anche semplicemente cambiarsi

Queste tipologie di comunicazione portano un messaggio molto positivo non solo all’interno, ma anche all’esterno dell’azienda.

4. Promuove la condivisione degli obiettivi

Uno dei modi migliori per comunicare la roadmap del business di un’azienda è quello di utilizzare la piattaforma di comunicazione interna. Fornire una panoramica e spiegare i propri obiettivi attraverso un flusso di informazioni coerente aiuta i dipendenti a sentirsi ben informati e in grado di intraprendere azioni efficaci.

Una tabella di marcia chiara comprensiva di strategia aziendale restituisce una visione definitiva di dove l’organizzazione voglia arrivare, in modo che tutti possano conformarsi al meglio agli obiettivi.

5. Fornisce punti di riferimento

La comunicazione interna può essere utilizzata per allineare e guidare i team su come dare priorità e distribuire gli sforzi.

Inoltre assicura che i dipendenti siano consapevoli delle scadenze e che possano calcolare i giusti tempi per rispettarle.

Conclusioni

La comunicazione interna è uno strumento prezioso, essere in grado di comunicare con facilità e velocità nell’organizzazione può ridurre lo stress e portare a un miglioramento dei risultati.

Per arrivare a questi risultati in tempi brevi, però, non solo è indispensabile essere consapevoli dell’importanza della comunicazione interna, ma è assolutamente necessario predisporre dei percorsi di alta formazione in tal senso.

A questo scopo, il Master in Gestione e Sviluppo delle Risorse Umane di GEMA Business School fornisce conoscenze e competenze specifiche relative a:

• recruiting e selezione;
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• formazione;
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• amministrazione;
• compensation and benefit;
• organizzazione e sviluppo organizzativo;
• comunicazione interna aziendale;
• relazioni industriali;

Con un panorama tecnologico in continua evoluzione, la concorrenza è feroce e le aziende devono essere costantemente aggiornate per avere successo.

Accrescere le competenze aziendali in comunicazione interna è importante in questo senso perché permette alle imprese di rispondere rapidamente a situazioni impreviste.