Smart Working: l’importanza di preparare le aziende alla sua introduzione

I criteri di flessibilità imposti dai processi di trasformazione digitale favoriscono l’introduzione dello Smart Working nelle organizzazioni.

Si tratta di una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordi tra il dipendente e il datore di lavoro. E’ una modalità che genera vantaggi per entrambe le parti: l’azienda può liberare postazioni nei suoi uffici per dedicarle ad altre attività risparmiando sui costi mentre lo smart worker, lavorando da casa, concilia i tempi di vita e lavoro, oltre a risparmiare i costi e i tempi di trasferta verso l’ufficio.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentono di lavorare da remoto attraverso PC portatili, tablet e smartphone. Ai lavoratori agili viene garantita parità di trattamento economico e normativo rispetto ai loro colleghi che eseguono la pretazione con modalità ordinarie. È quindi prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo modalità illustrate dall’INAIL nella circolare n. 48/2017.

Per attuare un modello efficace di smart working occorre concentrarsi su tre aspetti fondamentali:

• Layout fisico: anche le postazioni domestiche dove si fa smart working devono essere in linea con le normative vigenti, per garantire ergonomia e sicurezza;
• Strumenti ICT: l’utilizzo di strumenti di enterprise social collaboration (chat, sistemi di videoconferenza, aree virtuali di lavoro condivise) è fondamentale per garantire relazioni costanti tra lo smart worker e i colleghi presenti in ufficio;
• Policy e comportamenti: occorre definire in modo preciso regole e comportamenti per garantire la massima confidenzialità sulle informazioni condivise online e la massima efficacia nelle relazioni a distanza che saranno attuate dallo smart worker con i suoi colleghi in ufficio, e viceversa.

La regolamentazione delle attività e delle procedure previste per lo smart working è indispensabile anche per abbattere i possibili rischi di un utilizzo non corretto di questa nuova forma di lavoro: isolamento sociale della risorsa rispetto alle relazioni dei suoi colleghi che restano in ufficio, difficoltà di coordinamento con i colleghi, dilatamento degli orari effettivi di lavoro anche in orario serale o notturno, e mancanza di controllo sulle attività svolte possono compromettere l’efficacia dello smart working, se non addirittura generare impatti negativi sulle risorse coinvolte e, a cascata, su tutta l’organizzazione. Per questo anche gli aspetti legati al corretto work-life balance devono essere regolati con particolare attenzione.

L’attuazione dello smart working nelle organizzazioni segue tre fasi:

• Sperimentazione: questa prima fase parte con una indagine interna che evidenzia quali sono le business unit che possono allocare in smart working le loro risorse interne. Si procede ad un assessment per individuare quali risorse coinvolgere, in base alle loro attitudini personali e alle competenze informatiche. Infine, le risorse individuate vengono coinvolte nella sperimentazione del progetto pilota, monitorando aree critiche e vantaggi in termini di produttività personale e aziendale;
• Roll-out: una volta che il progetto pilota viene consolidato nei suoi aspetti organizzativi e nelle risorse coinvolte, si procede con fasi successive di estensione del numero di persone coinvolte nel progetto;
• A regime: Infine, il progetto viene esteso a tutte le risorse eleggibili, e si procede al suo perfezionamento in corso d’opera.

La Divisione Corporate di GEMA Business School supporta da tempo tutte le aziende che intendono progettare e attuare processi di Smart Working. Per informazioni è possibile consultare la nostra pagina dedicata.