La difficoltà maggiore nell’organizzazione generale di un evento è sicuramente la gestione della complessità, ossia la gestione contemporanea di una serie di elementi costitutivi del progetto che devono funzionare contemporaneamente ed armoniosamente per realizzare un evento.
Esistono vari strumenti che consentono di gestire la complessità sia nella fase progettuale di un evento sia nella sua fase operativa.
1. RETROPLANNING
E’ il primo strumento di gestione in termini cronologici. Serve a scandire sin dall’inizio le tempistiche di “produzione” dell’evento e a calendarizzare le scadenze per l’agenzia, per i suoi fornitori, ma anche per il cliente che attraverso a questo strumento viene da subito posto di fronte a delle deadline di approvazione. Si chiama retroplanning perché funziona logicamente e cronologicamente a ritroso: si parte dalla fine e andando indietro nel tempo si definiscono con un lavoro di gruppo i tempi da rispettare per raggiungere gli obiettivi.
E’ uno strumento utilissimo perché consente di tenere sotto controllo le tempistiche della produzione e di avere un quadro generale delle priorità da svolgere.
2. PROJECT LIST
La project list è uno strumento che consente di gestire e controllare lo stato d’avanzamento dei lavori di ogni minima parte della produzione dell’evento; fotografa lo status di ogni singola parte del progetto, indica i next steps da compiere e assegna le proprie responsabilità ad ogni risorsa coinvolta nella produzione. E’ un file in cui si cerca di “visezionare” l’evento in ogni sia più piccola sotto dimensione per condividere con il cliente ogni cambiamento e soprattutto non dimenticare di fare qualcosa per la realizzazione del progetto.
E’ un istantanea della situazione che permette di monitorare il progresso dei lavori.
3. PIANO PRODUZIONE
E’ una sorta di lista della spesa che si stila in prossimità dell’evento. In pratica è un elenco di tutti i materiali necessari per l’evento, con le seguenti specifiche:
- Status approvazione cliente
- Risorsa Responsabile all’interno dell’agenzia
- Nome del fornitore
- Data di consegna
- Modalità di trasporto presso la location
Consente di avere sotto controllo la situazione di tutte le singole produzioni e l’effettivo reperimento di tutti i materiali necessari. Inoltre permette di organizzare la logistica e il trasporto dei materiali in maniera efficace ed efficiente.
4. PIANO LAVORI
Il piano lavori è un documento che si prepara prima dell’evento per organizzare, gestire e coordinare tutto il lavoro operativo del network costituito da forrnitori/partner/cliente/staff. Consiste in una dettagliatissima agenda quotidiana in cui vengono riportate tutte le attività da svolgere con il relativo tempo di esecuzione. E’ uno strumento importantissimo che va condiviso prima dell’inizio della fase operativa di un evento con i fornitori più importanti (location, allestitore, service vari) per verificare eventuali sovrapposizioni e/o incompatibilità nello svolgimento delle operazioni tecniche di allestimento e preparazione dell’evento. Oltre alla funzione di programmazione ne ha anche una importantissima di controllo perché negli allestimenti molto lunghi permette di tenere sotto controllo la situazione sin dai primi giorni di lavoro.
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