Come rendere efficaci le riunioni di lavoro: le 6 regole dei meeting produttivi

300.000 ore all’anno investite nei meeting settimanali, senza contare tutte le ore impiegate nella preparazione delle riunioni. È il risultato di una ricerca portata avanti da tre consulenti di Bain e pubblicata su Harvard Business Review. A fronte di questo cospicuo investimento, che ritorno ha l’impresa? Sono in molti i sostenitori della tesi che individua nei meeting una delle maggiori cause d’inefficienza delle aziende. Se volete scoprire l’opinione di un esponente dell’anti-meeting party, chiedete a Oliver Burkeman, che risponde sulla questione dal proprio blog del Guardian.

Ma se proprio devono essere fatte, è meglio dunque che le riunioni di lavoro siano efficaci.

Per questo, ecco 6 consigli per aumentare l’efficacia dei meeting aziendali:

C’è una fine per tutto – Così come una riunione ha un’ora d’inizio, è anche bene che abbia un’ora di fine. Farla rispettare significa lavorare affinché il tempo sia investito al meglio e le perdite di tempo siano ridotte al minimo.

Bandito il multitasking – I dispositivi mobili aziendali hanno dato un’occasione in più per rendere improduttive le riunioni di lavoro. Leggere le mail mentre si discute di un progetto non è multitasking: è fare male due cose insieme.

Prendere decisioni su due piedi – Avete mai provato a togliere le sedie dalla stanza dei meeting? Le riunioni durano meno e arrivano dritte al punto. Provare per credere.

Non si parla con la bocca piena – Se le sedie non aiutano a portare risultati durante le riunioni, di sicuro non lo fanno bevande e stuzzichini. Per quanto progressive possa sembrare l’idea.

Un aiuto per ri-focalizzare – Quando la riunione si protrae oltre le due ore, l’attenzione e la capacità produttiva dei partecipanti è ai minimi. Definite un break, si ritornerà tutti sulle decisioni con rinnovata capacità di focalizzare gli obiettivi.

È una riunione se si è in più di tre, altrimenti è una passeggiata – Chiudersi in una stanza non è sempre il modo migliore per organizzare una riunione in modo efficace. Se il team che si riunisce è snello (magari fino a tre persone), lo scambio d’idee può avvenire anche mentre si passeggia. L’attività fisica per scaricare lo stress e il corpo si ossigena per affrontare le prossime sfide.

E a voi? Quante volte è capitato di partecipare o organizzare riunioni lavorative inutili? Conoscete qualche altra soluzione per rendere i meeting più efficaci? Condivideteli con noi attraverso i commenti a questo post o sulla nostra pagina Facebook.