I 5 perché della job description per l’organizzazione aziendale

Più le aziende sono grandi, più devono essere strutturate. Se non gerarchicamente, quantomeno a livello di ruoli e funzioni. Potrebbe sembrare una banalità ma, il più delle volte, è proprio la sovrapposizione di ruoli o la mancanza di definizione di compiti e responsabilità una delle maggiori cause d’inefficienza di un’azienda.

Per comprendere fino in fondo l’importanza delle job description nell’ambito dell’organizzazione aziendale, sgombriamo il campo da ogni fraintendimento stabilendo il suo significato:

Definizione di job description

La descrizione della posizione è una enunciazione scritta con la quale si tracciano le linee generali di un ruolo aziendale, sulla base di un’analisi (job analysis) delle mansioni, degli obiettivi, delle responsabilità e i rapporti con gli altri ruoli aziendali.

Job description e job title

L’elemento identificativo della job description è il job title, vale a dire: il nome “ufficiale” del ruolo che si sta descrivendo.

A seguito della job analysis e della formulazione della job description i responsabili delle Risorse Umane saranno in grado di definire la job specification: la descrizione dei requisiti necessari per coprire il ruolo individuato.

Cos’è che rende così importante una job description per l’organizzazione di un’azienda anche mediamente strutturata?

Le 5 ragioni per cui ogni azienda dovrebbe sfruttare questo strumento organizzativo

1. Definire le responsabilità e le competenze – Non c’è nulla di meglio di una job description per definire il campo d’azione e di responsabilità di ogni ruolo aziendale.
2. Eliminare l’inefficienza – Niente più funzioni che si sovrappongono, aree di frizione e di contrasto: il workflow aziendale risulta così fluido ed efficiente.
3. Un confronto migliore – Un organigramma chiaro è fondamentale per analizzare il valore dei ruoli aziendali all’intero dell’organizzazione, ma anche verso l’esterno, confrontandoli con i ruoli delle altre aziende.
4. La base di partenza per lo sviluppo – Aree di competenza scoperte? Possibilità di valorizzare una risorsa? Evoluzione del prodotto o servizio offerto? L’unico modo per poter adattare con rapidità l’azienda alle mutevoli condizioni del mercato è sapere chi fa cosa e chi manca all’appello.
5. Attrarre e mantenere i talenti – La job description è anche strategica per allettare i talenti che ancora non fanno parte dell’azienda e per gratificare coloro che sono già dentro, prospettando loro un percorso di carriera.

Come si è detto, uno degli elementi cardine della job description è il job title. E la mappatura (o ri-mappatura) dei job title di un’organizzazione è una scelta strategica per il rilancio competitivo di una grande azienda a partire dalla sua organizzazione.

Lo sanno bene i ragazzi della 31^ edizione del Master in Risorse Umane GEMA Business School che, nel corso del Project Work, hanno avuto modo di lavorare accanto a una grande e affascinante azienda come Thun. Di cosa si sono occupati nel dettaglio ve lo lasciamo scoprire nel video che segue.